¿Te ha pasado alguna vez que tienes muchas tareas pendientes y no sabes por dónde empezar? Seguro sí, sobre todo si eres una persona que maneja equipos de trabajo o que suele tener proyectos grandes. Claro que sentir que nos falta tiempo no es exclusivo de los profesionales. También puede pasar estando en casa, con las tareas cotidianas del hogar. El punto es, en cualquier caso, que necesitas ser más eficiente
Para solucionar esto puedes apostar por el uso de herramientas de productividad. Una de las opciones más populares para dejar de procrastinar es la matriz de la administración del tiempo de Eisenhower. Este es un método popularizado por Stephen Covey en su famoso libro 7 hábitos de las personas altamente efectivas, el cual permite a las personas gestionar mejor tu tiempo aprendiendo a priorizar tareas.
Además de esta matriz hay otros métodos de gestión de tiempo como el principio de Pareto (regla 80/20) o Getting Things Done (GTD) de David Allen. Sin embargo, la matriz del tiempo de Eisenhower es una de mis favoritas por su facilidad de aplicación.
Qué es la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower es una herramienta muy eficaz para administrar el tiempo de una mejor manera, organizando todas tus actividades de acuerdo a su grado de importancia y/o urgencia. Para ello, el método propone dividir las tareas pendientes en cuatro cuadrantes distintos, situando cada actividad en un cuadrante específico correspondiente al nivel de prioridad que dicha tarea necesite.
Con este método de toma de decisiones, puedes determinar qué tareas debes hacer primero y cuáles puedes dejar de lado para retomarlas en otro momento o incluso desecharlas de ser necesario; lo cual te ahorrará una inmensacantidad de tiempo, al centrarte en las tareas más importantes y con las que obtendrás un mayor output. La matriz puede representarse fácilmente de manera gráfica, lo cual permite visualizar de una forma óptima tu lista de tareas por orden de urgencia.
Un poco de historia del creador
La matriz o cuadro de Eisenhower debe su nombre al genio en la gestión del tiempo Dwight D. Eisenhower, quien además de haber sido un gran político y estratega militar, fue el 34º presidente de los Estados Unidos. Eisenhower participó en la Segunda Guerra Mundial siendo Comandante Supremo de las Fuerzas Aliadas y General del Ejército.
Debido a su estatus y posición en el ejército, Dwight tuvo que enfrentarse a una gran cantidad de decisiones difíciles y tareas que tenía que delegar por el poco tiempo con el que contaba para atender un gran conjunto de actividades.
Fue por todas estas responsabilidades que Eisenhower se vió en la obligación de gestionar de una manera eficiente su tiempo para reducir tensiones y poder cumplir con la mayoría de las actividades diarias. Logros como manejar las tensiones de la Guerra Fría, dar fin a la guerra en Corea, la construcción de un muy eficiente sistema de autopistas, entre muchos otros se le atribuyen a Eisenhower por su elaborado sistema para ordenar correctamente sus prioridades según la importancia y urgencia que estas actividades tuviesen.
Aunque se le considera el creador de este sistema de gestión del tiempo, es importante destacar que su popularidad se debe al autor estadounidense Stephen Covey. Y es que, fue gracias a su best seller Los siete hábitos de las personas altamente efectivas que se entendió mejor este concepto para la gestión del tiempo. Por ello, a esta herramienta también se le conoce como matriz de Covey o cuadrante de Covey.
Para qué sirve la matriz de Eisenhower
La matriz de Eisenhower te permite establecer un sistema de toma de decisiones conformado por una estructura que sirve para distinguir entre lo urgente y lo importante. De esta manera, puedes dedicarle el tiempo necesario a cada actividad para cumplir con cada uno de tus objetivos y metas a corto, medio y largo plazo.
Sin duda alguna, los beneficios de una herramienta de este tipo son innumerables, pero dentro de los más importantes se destacan:
- Organizat tus prioridades de forma simplificada
- Ahorrar tiempo tiempo
- Aumentar tu eficiencia
- Planificar con antelación otras tareas
- Delegar tareas para ser más productivo
- Descartar las actividades que no añadan valor a tu empresa
- Reducir el agotamiento y el estrés
El modelo es altamente recomendado para personas que ocupan puestos de decisión sus empresas, ya que tienen un tiempo limitado y deben tomar decisiones rápidas y acertadas. Un ejemplo claro son las startups, donde los cambios se suceden de forma mucho más pronunciada que en empresas más tradicionales.
Utilizar la matriz de Eisenhower te ayudará a mantener el enfoque y a descartar todas aquellas tareas que son una distracción y que no contribuyen en tu desarrollo tanto personal como profesional. Lo ideal es salir rápidamente de las tareas urgentes e importantes para que puedas invertir la mayor parte del tiempo en actividades productivas que puedas desarrollar poco a poco y que a la larga te guíen al éxito.
¿Porqué es tan difícil priorizar tareas?
Si te parece complicado priorizar tareas para no sentirte abrumado con todo lo que debes hacer, debes saber que esto tiene que ver con la dificultad que tenemos los seres humanos para tomar decisiones.
Según diversas investigaciones, la toma de decisiones está íntimamente vinculada con las emociones, ya que las dos partes del cerebro que se encargan de estas áreas, la corteza orbitofrontal y la amígdala, suelen trabajar juntas cuando procesamos pensamientos complicados. Por ello cuando se siente ansiedad o depresión, hay imposibilidad de tomar decisiones.
Una forma de reducir la carga emocional en la toma de decisiones es utilizar un sistema de gestión del tiempo como la matriz de Dwight Eisenhower, ya que así podrás acostumbrarte a identificar con mayor rapidez y facilidad las tareas importantes y urgentes de las que no lo son.
¿Cómo utilizar la matriz de gestión del tiempo de Eisenhower?
Como te mencioné anteriormente, la matriz de Eisenhower se representa gráficamente por medio de cuatro cuadrantes distintos que servirán para separar tu lista de actividades y poder visualizar la urgencia de cada una de las tareas. Por esta razón, la eficacia de este método depende en gran medida de la correcta identificación de las prioridades para determinar cuáles atender primero.
Para gestionar mejor el tiempo con ayuda de la matriz es importante conocer cómo funciona individualmente cada cuadrante:
Primer cuadrante
El cuadrante número uno se ubica en la parte superior izquierda. En él se deben colocar todas aquellas tareas que son tanto importantes como urgentes. Es decir, todas las actividades que deben realizarse de inmediato o a corto plazo. Estas actividades no se pueden postergar, ya que el no hacerlas puede acarrear consecuencias muy negativas.
Por ejemplo, en los negocios puede significar responder un correo a un cliente con carácter de urgencia. En la vida cotidiana, podría ser acudir al médico en situación de emergencia.
Segundo cuadrante
Este cuadrante se ubica en la parte superior derecha de la matriz. Aquí se debe añadir todo el conjunto de actividades que son importantes, pero no urgentes. Las tareas puestas en este cuadrante son significativas y traen consigo muchos beneficios, pero pueden cumplirse a largo plazo. Por ello tienes cierta holgura para decidir cuándo comenzar a hacerlas y no generan tanto estrés como las actividades del cuadrante 1.
Por ejemplo, estudiar una carrera para obtener un título o proponerse a cumplir con una rutina de ejercicios en beneficio a tu salud.
Tercer cuadrante
El tercer cuadrante ocupa la parte inferior izquierda de la gráfica. Corresponde a todas aquellas tareas que son urgentes, pero no importantes. Este tipo de actividades pueden no ser prioritarias y por lo general son tareas que otras personas podrían hacer por ti.
Es decir, si estás atendiendo asuntos verdaderamente importantes que necesiten de tu tiempo, puedes delegar estas tareas o hacerlas una vez terminadas las del primer cuadrante.
Cuarto cuadrante
Este es el cuadrante que tiene menor prioridad de todos. Está ubicado en la parte inferior derecha y contiene las tareas que pueden eliminarse, ya que representan una pérdida de tiempo y no te ayudan a cumplir tus metas. Son actividades que no son ni urgentes ni importantes, están en el último lugar de la lista ya que es mejor invertir el tiempo en cosas más productivas, como por ejemplo las tareas del cuadrante 2.
Algunas de las actividades que se identifican en este cuadrante son ver series de televisión o jugar videojuegos.
Una vez asignada cada actividad a un cuadrante específico es bastante sencillo visualizar cuáles son las tareas que requieren de tu atención temprana, las que pueden esperar un poco más de tiempo para realizarlas o las que no son relevantes y no te afectan en nada si no las haces.
Ejemplo de la matriz de Eisenhower
Ahora que sabes qué función tiene cada cuadrante y qué tipo de tareas debes colocar en cada uno, es importante que aprendas a ubicar bien tus actividades en cada uno de ellos. Para ayudarte te ofrecemos un ejemplo general de cómo se utiliza la matriz de eisenhower para priorizar tareas.
Cuadrante 1 – Hacer
Recuerda que este es el cuadrante de lo importante y urgente, al cual también se le conoce como cuadrante de estrés porque las tareas de esta sección por su relevancia pueden provocarlo. Para saber bien qué tareas van en esta sección debes preguntarte si solo las puedes hacer tú y si es importante que lo hagas. Utilizando el ejemplo de un hospital se puede entender qué tipo de tareas entran en este cuadrante.
Por ejemplo, si ingresa por emergencia un paciente con apendicitis aguda, será urgente operarlo y debe hacerse en un corto plazo.
Cuadrante 2 – Programar en el calendario
Si la tarea solo la puedes hacer tú, pero se puede posponer, entonces entra en este cuadrante porque se establece un horario para ella.
Siguiendo el ejemplo del hospital, imagina que el centro cuenta con un equipo especializado en cirugía plástica y se realizan con frecuencia procedimientos como la cirugía bariátrica. Este procedimiento quirúrgico, aunque es importante para quien lo solicita, no es urgente, por lo que puede ser agendado para llevarse a cabo en una fecha cercana pero no inmediata.
Cuadrante 3 – Delegar
Aquí entran las tareas que, aunque son urgentes, no son importantes porque no necesariamente debes hacerlas tú. Volvamos al caso del hospital y del paciente con apendicitis aguda que es trasladado de urgencia al hospital.
Evidentemente el asunto es urgente, sin embargo, dado que no hay una sala de operaciones disponible en el hospital es necesario buscar en otros hospitales cercanos que pueden realizar la cirugía de inmediato. En este caso, el asunto se delega a otra persona.
Cuadrante 4 – Eliminar
También llamado cuadrante de escape, es el que concentra las tareas de menor importancia, aquellas que incluso podrían eliminarse sin problema.
En este último ejemplo podemos hablar de la realización de una encuesta anual a los pacientes del hospital. Los datos de esta podrían resultar útiles para el centro médico, pero no deben hacerla ellos (pueden contratar a alguien para ello) ni tampoco debe hacerse ya. Al final de cuentas podría programarse a largo plazo, para hacerla en algún momento del año.
El potencial de la matriz de Eisenhower se entiende cuando ganamos experiencia en su aplicación.
Con relación a las ventajas, tenemos lo siguiente:
- No demanda una gran cantidad de tiempo elaborar la matriz o ajustarla día a día.
- Permite a los colaboradores trabajar con más claridad y precisión, lo que contribuye a disminuir el estrés laboral.
- Cuando los colaboradores ganan experiencia en su aplicación y la interiorizan, la matriz de Eisenhower puede ser fuente de motivación.
- La matriz de Eisenhower es muy útil también para autónomos, que necesiten balancear las tareas de sus clientes, que compiten por su tiempo.
Con relación a las desventajas, señalamos las siguientes:
- Al principio suele ser difícil determinar la importancia de una tarea. Si una tarea es calificada como no importante, cuando sí lo es, puede terminar en manos de la persona menos indicada y tener consecuencias por ello.
- Cuanto más difícil sea asignar la importancia y la urgencia, es más probable que se abandone el uso de la matriz de Eisenhower.
- La falta de tiempo y de información, las regulaciones externas y la burocracia, pueden dificultar el uso de la matriz, haciéndola menos eficaz cuando se trata de tomar decisiones y administrar el tiempo.
- Puede ocurrir, por lo anterior, que la acumulación de tareas urgentes/importantes sea notoria. ¡Ver el primer cuadrante “lleno” puede generar muchas emociones “negativas”!
En fin, lo cierto es que al aprender a priorizar tareas de manera eficaz con la aplicación de la matriz de Eisenhower, mejorarás la eficiencia de tu equipo.
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